Van AEO tot Z. De AEO-vergunning uitgelegd, inclusief gratis AEO-tool

Wat is een AEO-vergunning?

Wat is nu eigenlijk een AEO-vergunning? Een AEO-vergunning is een kwaliteitscertificaat waarmee bedrijven aantonen dat ze onderdeel zijn van een veilige keten. Waar eerder werd gesproken over een AEO-certificaat is dit nu omgezet naar een AEO-vergunning. Deze vergunning is alleen geschikt voor bedrijven die deelnemen aan het internationale handelsverkeer. Het doel is het verhogen van de veiligheid van de internationale logistieke keten. De douane geeft deze vergunning af na een intensieve controle van het bedrijf. De douane wil hiermee legale handelsstromen beter faciliteren en belonen.

Met een AEO-vergunning toon je als bedrijf aan dat je een (financieel) gezond en betrouwbaar bedrijf bent, je verschillende veiligheidsmaatregelen hebt getroffen bij het aannemen van personeel, bij de toegang tot bedrijfsruimten en bij omgang met bezoekers.

Daarnaast toon je aan een waterdichte administratieve organisatie te hebben met interne controlesystemen. Dit wordt gedaan door o.a. functiescheidingen en bevoegdheden van medewerkers toe te passen.

De douane maakt onderscheid tussen 2 soorten AEO-vergunningen. Dit zijn AEO safety (AEO S) en AEO-douanevereenvoudigingen (AEO C). Er zit veel overlap tussen beide vergunningen, waarbij de 1 zich vooral richt op veiligheid en de andere vooral op uitvoering van douaneformaliteiten. Een combinatie van beide vergunningen wordt aangeduid als AEO Full (AEO F).

Heb ik een AEO-vergunning nodig?

Het moeten hebben van een AEO-vergunning verschilt per bedrijf. Voor bedrijven die actief zijn in het internationale handelsverkeer wordt een AEO-vergunning steeds meer een wens en soms ook noodzaak. Onderdeel uitmaken van een veilige logistieke keten biedt concurrentievoordelen, maar voldoet ook aan de eisen van grote bedrijven.

Grote organisatie stellen vaak eisen aan leveranciers. Steeds vaker stellen bedrijven de eis om een AEO-vergunning te hebben alvorens het mogen leveren van producten of diensten. Buiten deze indirecte verplichting biedt het natuurlijk ook vele voordelen.

Wat zijn de voordelen van deze vergunning voor mij?

Het hebben van een AEO-vergunning brengt vele voordelen met zich mee:

  • Je voldoet aan (toekomstige) klanteisen
  • Toegang tot een groter klantenbestand
  • Concurrentievoordelen
  • Internationaal erkend certificaat
  • Professionalisering organisatie
  • Minder fysieke (douane)controles
  • Minder controles op documentatie
  • Stroomlijnen organisatieprocessen
  • Het eenvoudiger behalen van overige douanevergunningen
  • 100% korting op eventuele zekerheidstelling
  • Voorrang bij eventuele controles

Kan ik een AEO-vergunning zelf regelen?

Elke organisatie is vrij om het behalen van de AEO-vergunning zelf te bewerkstelligen. Door je als organisatie te verdiepen in de norm, de toepassingseisen en de implementatie hiervan kan er al een start gemaakt worden met het behalen van de AEO-status. Soms heeft een organisatie al personen die bekend zijn op douanegebied en kennis hebben van wet- en regelgeving. Toch blijkt het interpreteren van de norm vaak een lastig onderdeel in het proces. Ook implementatie van eisen vergt veel tijd. Vooral als deze verkeerd worden toegepast. De tijdsduur aan het voldoen en aanvragen van de AEO-status verschilt per daarom ook per organisatie. Vaak duurt het tot langer dan een jaar voordat voldaan wordt aan de eisen.

In praktijk komt het vaak voor dat organisaties te weinig kennis hebben wat betreft AEO-eisen. Laat staan het implementeren hiervan. Hiervoor wordt vaak externe hulp ingeschakeld. Consultants kunnen veel onnodig werk uit handen nemen door een goed advies te geven wat betreft de eisen en implementatie hiervan. Dit kan vaak veel tijd en geld besparen. Corné kwaliteitsmanagement kan advies geven en ondersteunen bij het behalen en onderhouden van de AEO-vergunning.

Hoe start ik met een AEO-vergunning?

In vele gevallen zullen bedrijven bij het inventariseren van de eisen van de AEO-vergunning terechtkomen bij de complexe ‘vragenlijst voor zelfbeoordeling’. (Om een beeld te krijgen van dit document kunt u deze via de volgende link raadplegen: https://download.belastingdienst.nl/douane/docs/aeo_vragenlijs_zelfbeoordeling_saq_do4441t1fd.pdf )
Bij het doornemen van dit onoverzichtelijke document vol met vaktermen maakt het enthousiasme van het behalen van deze vergunning al snel plaats voor chagrijn. Vaak wordt door de bomen het bos niet meer gezien en wordt het project weer onder aan de stapel gelegd. Zonde! Want de vergunning brengt zoveel voordelen met zich mee. 

Bovenstaand probleem is een vaak gehoorde ervaring in de markt. Corné kwaliteitsmanagement heeft als AEO-specialist hier een oplossing voor proberen te bedenken. Dit is volgens ons gelukt!

Om de kennismaking met de AEO-norm toegankelijker, eenvoudiger en overzichtelijker te maken heeft Corné kwaliteitsmanagement een tool ontwikkeld die snel en eenvoudig een beeld kan geven over hoe uw organisatie ervoor staat met betrekking tot de AEO-norm. Met het beantwoorden van eenvoudige vragen krijgt u inzicht hoe uw organisatie er momenteel voorstaat. Met het rapport dat direct beschikbaar is kunt u een start maken het ‘AEO-proof’ maken van uw organisatie. 

De tool kunt u hier vinden.

Mocht u vragen hebben of hulp willen? Neem dan vrijblijvend contact op via merijn@cornekwaliteitsmanagement.nl

Wij staan voor u klaar om u te ondersteunen voor, tijdens en na uw AEO-project.

Plaats een reactie